Destacan a los sistemas automatizados de gestión documental y administración de archivos

23 de septiembre de 2019


Luis Mendoza

Las sociedades que tienen mayor cultura del uso de información, elevan los niveles de vida de los ciudadanos, de ahí la importancia en utilizar sistemas automatizados de gestión documental y administración de archivos que permita mayor accesibilidad a la información que la ciudadanía demanda, expuso José Luis Azcárraga Rosette, gerente general de Infoestratégica Latina, S.A. de C.V.

Azcárraga Rosette participó como conferencista en el segundo Congreso de Archivos: Gestión Documental y Rendición de Cuentas, que organizó la Red Archivista de Sonora, en colaboración con la Universidad de Sonora; ahí recalcó la necesidad de involucrar más a las personas que trabajan en áreas de archivos, con las soluciones tecnológicas que actualmente se tienen al alcance, dado que hay una fuerte carencia de recursos humano en el tema de gestión documental y archivos.

Precisó que los sistemas automatizados son la forma actual de hacer más eficiente el trabajo del día con día, pues por los medios físicos es muy complejo hacer llegar la información que la ciudadanía demanda, destacando que México tiene un nivel de madurez tecnológica aceptable, en un comparativo a nivel internacional.

“México, como economía en desarrollo tiene diferentes realidades, algunas organizaciones están en un nivel de madurez comparada con cualquier parte de las economías del mundo desarrolladas, pero en otras partes estamos en niveles de los países más pobres”.

En su experiencia profesional como gerente general de Infoestratégica, refirió que el trabajo que realizan se fundamenta en la ciencia de la información, que involucra archivos, bibliotecas, museos, galerías y centros de inteligencia.

“La tecnología recomendada a utilizar son herramientas de gestión de contenido empresarial; se definen las estrategias, métodos y herramientas usadas para capturar, gestionar, almacenar, guardar y proporcionar contenido y documentos. Aquí ya se tiene el componente de que todo está apegado a los lineamientos a cumplir y los procesos de las organizaciones”.

Entre las ventajas que ofrecen los sistemas automatizados de gestión documental y administración de archivos, enunció el acceso inmediato a la información desde cualquier parte; la eficiencia en el día a día de las personas, lo que representa un ahorro importante, porque las personas pueden ejecutar sus actividades en menor tiempo y con mayor calidad, y cumplir con la exigencia de transparencia que la sociedad está demandando, concluyó.