Destacan importancia de la selección de documentos electrónicos en la tarea archivística

2 de septiembre de 2016

La gestión y conservación de archivos no sólo tiene que ver con su conservación física, consideró el especialista Gustavo Villanueva Bazán, académico encargado de impartir el IX Módulo del Diplomado de Archivos Institucionales y Acceso a la Información, que se imparte en la Universidad de Sonora.

El profesor Villanueva Bazán abordó el tema Gestión de documentos electrónicos, y dijo que cada vez cobra más relevancia, más auge, pues nos encontramos en plena etapa de transición a una administración electrónica, por el tipo de producción de documentos.

“Seguimos produciendo documentos, ahora en la versión electrónica, y aunque tienen características distintas a las tradicionales, también requieren soporte y todo un proceso de archivo y conservación”, destacó.

Villanueva Bazán, con experiencia de más de 30 años en el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), comentó que en este módulo del Diplomado se brindan las herramientas a los participantes para una gestión de documentos identificados por los aspectos de su producción, manejo y disposición, para su preservación de largo plazo, cuando así se requiera.

Dijo que se han tomado en cuenta las diferentes problemáticas que plantea la gestión de documentos electrónicos, para los cuales se deben establecer las formas de transmisión de la misma información.

“El hecho de que todavía muchas veces no terminamos de organizarnos en los archivos físicos, los tradicionales, los de papel, ya tenemos el reto de los archivos electrónicos y nos obliga a adquirir las herramientas, el conocimiento, la metodología para adaptarla a los procedimientos de la archivística, y no ésta a los procesos electrónicos”, advirtió.

El especialista dijo que se manejan sistemas de gestión mixta, pues no se pueden desatender los documentos físicamente, pero es inevitable entrar a la gestión electrónica, a pesar de que persisten los problemas del área, como es la falta de personal, falta de preparación, de recursos y el desmedido volumen de producción de documentos.

“Son los mismos problemas, pero debemos resolverlos desde la misma concepción, desde la importancia del documento para las instituciones, para el archivo como elemento esencial para la administración, para la toma de decisiones como testimonio, y para la historia, sobre todo ahora con la moda de la transparencia y rendición de cuentas”, añadió.

Villanueva Bazán reiteró la importancia de la valoración de los documentos como parte esencial de la tarea de los archivistas, porque seguirá siendo esencial en la tarea de la conservación documental pues aún con la versión de los informáticos, la labor de la archivística tiene su propia perspectiva y sus propios procesos.

“Tenemos que adaptar las herramientas electrónicas a la tarea archivística, pues ésta no se puede supeditar a los procedimientos informáticos”, aseveró.

El Diplomado de Gestión de Archivos Institucionales y Acceso a la Información concluirá la próxima semana con el X módulo, en el que se abordará el tema “Acceso a la información, transparencia y difusión de archivos”. (BE)

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