Mejoran organización de archivos de trámite y semiactivos en el Departamento de Economía
22 de marzo de 2019
Jesús Alberto RubioComo una relevante acción piloto que permitirá la próxima implementación del Sistema Institucional de Archivos en la institución, el Departamento de Economía recibió hoy viernes un reconocimiento por la conclusión del trabajo realizado durante los últimos cinco meses en la organización de sus archivos de trámite y semiactivos.
Patricia Ríos García, jefa del Departamento de Gestión del Patrimonio Cultural Universitario y Responsable del Archivo Histórico, dijo que el grupo piloto del Departamento permitirá la implementación del mencionado sistema, donde una de las partes corresponderá a la homologación de las formas de archivar con base a un aspecto funcional que ayude a recuperarse más fácilmente y ser accesible al momento en que se requiera.
En la parte de archivos de trámite, indicó que esta área facilitará la toma decisiones, consulta de antecedentes, transparencia, acceso a la información, rendición de cuentas, apoyo en auditorías y en general para tener la memoria histórica, en este caso, el Departamento de Economía.
Acompañada de Rosalina Núñez Márquez, responsable del seguimiento del Archivo Histórico y de ese modelo, informó que los resultados de ese esfuerzo se tradujeron en la organización de los archivos de trámite y archivos administrativos de acuerdo al cuadro de clasificación archivística; un inventario para transferencia primaria, y una guía-cuadro de las secciones y series que pertenecen a las funciones del Departamento de Economía.
Anunció que oficialmente están por iniciar el arranque institucional del sistema, de ahí que aun cuando no se dé a conocer de manera pública la implementación, de momento el trabajo con los grupos pilotos tiene el objetivo de conocer todos aquellos problemas a enfrentar, calcular tiempos, ver necesidades de capacitación y todo lo que implique ese proceso.
Destacó que la institución es reconocida en la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior como la pionera en la presentación de ese modelo de clasificación funcional. “Nosotros presentamos el cuadro general de clasificación archivística en algunos eventos de esa red y ha sido retomado por varias universidades, las que también trabajan en la organización de ese modelo”.
Patricia Ríos recordó que el proceso inició el pasado 15 de octubre con una plática introductoria dirigida al personal administrativo y secretarial en las instalaciones del propio Archivo Histórico bajo su responsabilidad, iniciándose formalmente un mes depués los trabajos bajo la supervisión de Héctor Segura Ramos, jefe del Departamento de Economía.
En ese inicio de trabajos, comentó que se tuvo el apoyo de Alma Cecilia Gutiérrez Miranda, secretaria eventual a cargo de la organización de archivos semiactivos del Departamento de Economía, de quien dijo su trabajo fue decisivo, sobre todo lo relacionado con el archivo histórico.
Asimismo, afirmó que se tuvo el respaldo de Martina Yanes Moreno, secretaria administrativa del Departamento y en quien recaerá el nombramiento como coordinadora de Enlaces de Archivo, Manuela Molinares Bustamante, responsable del Área de Concentración del Archivo Histórico, además de Karla Alejandra Robles Acuña, Rosa María Saavedra García y Rosa Delia Núñez de Dios, secretarias de turno involucradas en esa organización.
Comentó que actualmente se cuentan con siete grupos pilotos –como es caso del Departamento de Economía--, así como las direcciones de Fortalecimiento y Desarrollo Académico, de Vinculación y Difusión, la de Infraestructura; los posgrados en Derecho y la División de Ciencias Sociales y la Unidad Regional Caborca.
En el caso de la Dirección de Fortalecimiento y Desarrollo Académico, dijo que este proceso les ha servido para sus publicaciones en la página web, además de trabajar con sus archivos semiactivos, que son aquellos que ya perdieron vigencia administrativa y por lo tanto pueden ser transferidos al de Concentración del Archivo Histórico y con ello permitir liberar espacios para los nuevos documentos que se generan.
Un hecho relevante
Héctor Segura Ramos, jefe del Departamento, señaló que para la Universidad de Sonora y la toma de decisiones, resulta muy relevante el control, organización, clasificación de la información.
Sostuvo que una información dispersa y mal organizada no coadyuva a la realización de las funciones sustantivas de la institución, como son los procesos académicos, investigación, difusión y extensión, porque lograr ese objetivo ayudará siempre a poder tomar decisiones correctas efectivas, consistentes y de calidad.
“Es fundamental tener un archivo bien estructurado, organizado, y resguardado tanto el vigente como el semi activo, además de que es de suma importancia saber dónde quedan los documentos históricos”, reiteró, planteando que en la medida en que el Archivo Histórico sea homogeneizado y disponible, servirá para toma de decisiones, consulta y transparencia.
Agradeció el apoyo de la Dirección de Recursos Humanos, y al personal administrativo, de enlace con el Archivo Histórico y secretarial, por el trabajo entusiasta para la organización de archivos semiactivos del Departamento
